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GTD: una metodología para organizarte

Getting Things Done, o GTD, es una metodología de gestión de
actividades, implementada por el estadounidense Dave Allen. La propuesta de
Allen aparece en el libro del mismo título. El autor ha vendido millones de
copias alrededor del mundo.

¿Sabes por qué es tan exitosa la
obra de Allen? Pues sencillo: porque existen muchísimas personas incapaces de
ordenar sus tareas y por eso viven en constante estrés. Entre estas personas
desorganizadas, se encuentran muchos estudiantes universitarios. Por eso, nos
hemos dado a la tarea de explicarte la propuesta de Allen, enfocada en las
labores de un estudiante. Presta mucha atención.

Para organizarte con GTD, puedes
usar una libreta, tu agenda o alguna aplicación que se preste para organizar
actividades. GTD desarrolla cinco principios elementales. A continuación te
explicamos rápidamente en qué consiste cada uno e intentamos ilustrártelos
con casos propios de la uni. 

1) Recopilar: En primer lugar, debes reunir todos tus cuadernos,
copias, programas, cronogramas y materiales de cursos, correos electrónicos,
mensajes telefónicos, mensajes recibidos al chat, en fin, reunir todo aquello
que pueda contener una posible responsabilidad académica. Mete en el mismo saco
todo lo que tengas a mano, que no se te escape nada.

2) Procesar: Una vez que terminaste de recopilar tus documentos, es
momento de que decidas cuáles te sirven para tu organización y cuáles no.
Encontrarás en tus medios electrónicos, como es natural, bastante spam.
Deséchalo al instante, para que en tus bandejas quede solo lo que realmente requiere
atención. En tus cuadernos y documentos físicos habrá, también, muchos apuntes
que no dicen nada con respecto a tus labores. Pasa sobre ellos. Este segundo
paso consiste básicamente en que determines cuáles son las responsabilidades
entre tus documentos, para que empieces a apuntarlas en tu lista de cosas por
hacer. Allen tiene una regla para las tareas que requieren menos de dos
minutos: hazlas de inmediato. Piénsalo bien, no tiene sentido que gastes tiempo
apuntándolas, siquiera, si puedes hacerlas ya mismo. De esta forma evitas que
estas pequeñas responsabilidades se te acumulen, y representen a la larga un
dolor de cabeza.

3) Organizar: Una vez que procesaste todas tus responsabilidades es
necesario que las organices en, al menos, cuatro bloques:

  • Proyectos: Aquí están todas esas responsabilidades inconclusas
    que necesitan terminarse obligatoriamente. Piensa, por ejemplo, en el trabajo
    de investigación que tienes para el final del curso. Debes considerarlo como un
    proyecto porque requiere de varias etapas para su conclusión. No es algo que
    puedas hacer de inmediato, sino que necesitas desarrollarlo poco a poco.
  • Acciones calendarizadas: En el momento en que sabes cuál es la
    fecha de entrega de tu investigación, debes apuntarla en este bloque. De igual
    forma con los exámenes y todas las asignaciones que tienen fecha establecida.
  • Acciones próximas: Imagina que tienes que preparar una exposición
    para algún curso, pero el profesor aún no revela la fecha en la que te toca a
    ti. Lo mismo puede pasar con un quiz, o alguna otra evaluación que el profesor
    anuncia a medias. Apunta en este bloque todas esas actividades no fechadas.
  • Acciones en espera: En este bloque están todas esas actividades
    que no puedes empezar aún, porque dependen también de alguien más. Piensa por
    ejemplo en los trabajos en grupo, en el momento previo a la primera reunión,
    cuando aún no sabes qué es lo que te toca hacer a ti.

4) Revisar: Ya tienes armada la distribución de tus tareas en
bloques. Ahora es necesario que revises a diario tus avances y cuestiones
pendientes. Evidentemente habrá tareas que tachar, porque las finalizaste.
Otras tendrán que pasar de un bloque a otro cuando se conozca, por ejemplo, la
fecha de su entrega. Ten en cuenta que el sistema del GTD no es estático, sino
que está en constante movimiento.

5) Hacer: Este es el paso que le da sentido a todos los anteriores:
la acción. Piénsalo: si tuviste la paciencia para organizarte con GTD, ¿no
sería absurdo que lo dejes todo en el papel? Ya tienes un panorama más ordenado
de tus responsabilidades de la U. Empieza a tachar las actividades realizadas,
haz que tus bloques se muevan. No los dejes ahí, quietos. Recuerda: el fin de
la organización es que empieces a actuar. Prueba entonces con GTD.


Cuéntanos si te es útil esta experiencia. A
nosotros nos parece una excelente propuesta para vivir con más orden y más
tranquilidad y, por supuesto, para tener éxito en la uni. ¡Seguimos en contacto!

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